<<
>>

Заседание (съезд сторонников Agenda)

Event может проявиться и в том случае, если каждый присутст­вующий вносит в него что-то свое, а мероприятие, таким обра­зом, охватывает не посетителей, а — в идеале — исключительно участников. Сплочение и повышение активности сотрудников, граждан или членов для фирм, коммун и обществ является де­лом крайне важным.

Регулярно проводимые заседания (начиная от родительских соб­раний, производственных совещаний на предприятиях — и вплоть до Европейского парламента) сталкиваются с двумя проблемами.

• Если их проведение связано со строгостью и напряженно­стью, участники чувствуют себя скованно и подавленно.

• Если же заседание проводится не в меру легкомысленно, оно занимает слишком много времени, которое участниками вос­принимается как потраченное впустую.

Эффект в большинстве случаев соответствующий: участники ли­бо отсутствуют вовсе, либо присутствуют лишь физически, зани­маясь, однако, чем-то посторонним.

Когда из приглашенных является только ничтожно малая часть и из присутствующих лишь единицы проявляют активность, ме­роприятие попросту теряет смысл. Планирование должно, таким образом, преследовать две цели, причем обе достижимы исклю­чительно благодаря event-характеру:

• Побудить приглашенных к явке, сделав им привлекательное предложение и пообещав поработать эффективно и продук­тивно.

• Добившись активности участников, обеспечить позитивное проведение eve«/-мероприятия и достижение эффективного результата.

Организация съезда сторонников Agenda осуществляется как ти­пичная задача общественной некоммерческой деятельности.

Съезд призван побудить граждан к участию в рамках местной орга­низации Agenda-21 и к дальнейшему развитию движения Agenda. Поскольку цель — достижение участия граждан, важным пунк­том является повышение их активности. Поэтому следует сде­лать упор на то, чтобы каждый съезд сторонников Agenda стано­вился событием неповторимым и ни с чем не сравнимым, с только ему присущими отличительными чертами. Это достижимо, на­пример, с использованием «культурных включений» в виде теат­рального представления, однако здесь можно столкнуться с кри­тикой со стороны участников: приглашенные граждане, а также члены правления, которые выделили собственное время на уча­стие в съезде, ожидают серьезного, строгого и эффективного ме­роприятия.

8.13.1. Инициирование

Инициированием съезда сторонников Agenda занимается соот­ветствующая группа (структурная команда), или оно происходит на самом съезде движения Agenda предыдущего созыва. Здесь же определяются главные задачи.

При постановке целей съезда следует сделать акцент на критери­ях, определенных во «Введении». Это зависит от того, сколько стоит в повестке дня предложений, решений или отчетов.

Инициирование должно установить примерные сроки, которые затем обсуждаются с важными участниками.

8.13.2. Старт

Командой проекта по организации съезда Agenda является так называемая структурная команда Agenda-процесса. Позже ее ря­ды пополнятся ведущими из числа местных граждан.

Команда должна определить сроки на выбор, которые затем бу­дут обсуждаться с важными участниками. Сроки ориентированы прежде всего на готовность помещения и организаторов и, в пер­вую очередь, руководства правления.

Сроки проведения съезда окончательно должны быть установлены и обнародованы как минимум за полгода до его начала.

8.13.3. Подготовка

Число участников должно быть проанализировано. В письмен­ной форме приглашаются заинтересованные и задействованные граждане (около 200 человек), население информируется и при­глашается через прессу. Приглашающей стороной выступает обер- бургомистр.

Поскольку целью является привлечение к участию, действую­щими лицами становятся все собравшиеся граждане и все долж­ны быть вовлечены в обсуждение.

На общем фоне выделяются следующие лица:

• ведущие из местных жителей, задействованные в течение дня;

• руководство правления, в особенности обербургомистр;

• местный совет, представленный председателями фракций. Правление и местный совет выражают свою позицию по пово­ду новых предложений, касающихся деятельности Agenda;

• докладчики от групп Agenda, в особенности выдвигающие предложения.

Все, в ком есть насущная потребность, должны быть приглаше­ны заблаговременно (согласно календарному плану-графику). Об­ращение через прессу к новым представляющим интерес лицам должно быть проведено самое раннее за неделю до съезда Agenda, поскольку в противном случае о сроке проведения быстро забудут.

Приблизительно за три месяца до съезда Agenda группа проекта выступает с обращением к Agenda-группам о внесении ими пред­ложений к намеченному сроку. На основе этих многочисленных предложений решается вопрос о том, будут ли поставлены в по­вестку дня те или иные пункты (основы, обращения, обсужде­ния проектов). Тем самым устанавливается ход мероприятия (табл. 8.4). Вехи повестки дня отмечены десятиминутными пере­рывами. План-график проведения заседания может быть соблю­ден очень точно также благодаря подробному обсуждению с группами данных предложений. Предложения от групп сначала распространяются в копиях в качестве проектов, вынесенных на обсуждение. Заранее зарезервированное помещение осматрива­ется, в нем устанавливаются стулья (кресла) для названных вы­ше действующих лиц.

В зависимости от намеченного заранее числа участников (обыч­но 80 ± 30 человек) бюро Agenda заказывает еду (выпечку) и на­питки (холодные).

Таблица 8.4. Повестка дня съезда Agenda и подготовка по плану
Время ! Действие Подготовка 1
17.00 Прибытие первых участников Список участников, именные таблички
17.30 Информирование групп, биржа контактов Развешивание на стенах по­стеров, выкладывание инфор­мационных материалов
18.00 Приветствие обербургомистра '


Время Действие Подготовка
18.05 Отчет бюро Agenda Проектор
18.15 Отчет правления Внесение проектов на обсуждение (каждый по отдельности); Указания ведущим
19.00 Представление новых групп Присутствие групп :
19.10 Предложения групп Проекты предложений (в копиях)
19.50 Представление новой темати­ческой области Наличие карточек и доски для проведения голосования
19.55 Перерыв Еда и напитки. Доска для подсчета голосов
20.10 Обсуждение
20.50 Подведение итогов Листки с записями и ящики для них
21.00 ; Окончание


8.13.4. Пуск

В послеобеденное время силами структурной команды при со­действии коменданта здания помещение подготавливается к за­седанию съезда. Одновременно готовятся информационные ма­териалы для публики и прессы.

8.13.5. Event

Первые участники прибывают за полчаса до начала и направ­ляются к предусмотренной для информирования контакт-бир­же. Участников приветствуют, их фамилии заносятся в списки, подписываются их именные таблички. Информацию они мо­гут почерпнуть из развешенных постеров или разложенных на столах материалов. К официальному началу их приглашают в зал, и съезд Agenda с этого момента проходит согласно плану (см. выше):

• приветствие;

• начало;

• программные пункты;

• окончание;

• прощание с просьбой представить отчеты об участии.

8.13.6. Последействие

По окончании съезда собираются письменные отзывы об уча­стии на заранее подготовленных листках (ящик для них устанав­ливается у выхода), а также изыскиваются прочие возможности для получения обратной связи (методы приводятся в примере «Доклад»). Демонтаж обстановки и приведение в порядок поме­щения осуществляются сразу же или на следующий день.

В непосредственной фазе последействия также создается и рас­пространяется в прессе статья о проведенном мероприятии.

8.13.7. Подведение итогов

Отзывы участников оцениваются по содержанию и количеству. Обсуждение их в пределах структурной команды служит совер­шенствованию event и процесса. Протокол составляется и обсуж­дается в структурной команде, после чего подлежит распростране­нию. Распространение осуществляется через сообщения в печати; опубликованные газетные статьи подшиваются в папку с доку­ментами.

По финансам перед правлением отчитывается бюро Agenda.

Выполнение постановлений съезда Agenda — процесс, который не только требует гораздо большего вложения сил, нежели пла­нирование, но также и растягивается на длительное время, с тем чтобы на последующих съездах было о чем рапортовать.

Поскольку развитие движения Agenda планируется как процесс, каждый Agenda-event становится отправной точкой для проведе­ния последующего съезда.

8.14.

<< | >>
Источник: У. Хальцбаур. Event- менеджмент. 2007 {original}

Еще по теме Заседание (съезд сторонников Agenda):

  1. Приложение РОССИЙСКИЕ СТОРОННИКИ МЕТОДОЛОГИИ НЕМЕЦКОЙ ИСТОРИЧЕСКОЙ ШКОЛЫ (А.И. ЧУПРОВ, А.Н. МИКЛАШЕВСКИЙ, С.Ю. ВИТТЕ)
  2. 17.2. Перерыв в судебном заседании
  3. 10.3. Предварительное судебное заседание
  4. §5. Протокол судебного заседания
  5. § 4. Протокол судебного заседания
  6. 11.4. Протокол судебного заседания
  7. Вопрос 56. Протокол судебного заседания
  8. 9.4. Отложение судебного заседания
  9. Статья 136. Предварительное судебное заседание
  10. Вопрос 50. Подготовительная часть судебного заседания
  11. 11.2. Судебное заседание и его структура
  12. Статья 163. Перерыв в судебном заседании
  13. Вопрос 49. Судебное заседание и его части
  14. Статья 136. Предварительное судебное заседание
  15. § 2. Части судебного заседания, их значение и содержание
  16. Статья 154. Порядок в судебном заседании
  17. Статья 153. Судебное заседание арбитражного суда
  18. Статья 58. Помощник судьи. Секретарь судебного заседания