Юбилей

Юбилеи не всегда являются частными мероприятиями. Десяти­летие со дня основания фирмы вызывает такой же интерес об­щественности, как и 60-летие предпринимателя. Рассмотрен­ные в примере планирование и организация торжества по пово­ду юбилея корпорации один в один могут быть применены к названным ранее пунктам.
В том же ряду стоят юбилеи сотруд­ников или семейные и прочие даты (см. также пример «Торже­ство»).

Составной частью юбилейного торжества при известных обстоятель­ствах может стать особенный вечер (см. пример «Вечеринка»).

8.7.1. Инициирование

Юбилей предоставляет корпорации и спонсорам возможность позаботиться о своем имидже. Проведение праздника требует непомерных затрат труда и времени, и все же это «совместно дос­тигаемое нечто» способствует мотивации сотрудников. Во-пер­вых, они получают удовольствие оттого, что могут совместно что- то планировать и осуществлять, а во-вторых, у них складывается особое настроение: «среди нас что-то происходит».

Концепция праздника включает следующие пункты.

• Продолжительность: 3 дня для примерно 700 посетителей.

• Место: городской зал торжеств.

• Ход мероприятия:

1) пятница: развлекательный вечер с музыкой (камерный ор­кестр);

2) суббота: торжественный вечер с выступлениями, поздрав­лениями и пожеланиями;

3) воскресенье: праздничное шествие и торжественное закры­тие, во второй половине дня детский праздник с играми и развлечениями на перекрытой для проезда улице.

Инициаторами торжества выступают члены правления или сове­та. Принципиальное решение может быть принято на общем собрании. Инициирование начинается заранее за полтора-два года.

8.7.2 Старт

Команда проекта поначалу включает членов правления и совета. Другие привлеченные к организации участники «принимаются на борт» позже.

При календарном планировании прежде всего учитываются место проведения мероприятия, а также устоявшиеся, вошедшие уже в традицию и привлекательные для публики мероприятия ближай­шего окружения.

Количество ожидаемых посетителей оценивается на основе опыт­ных данных, причем количество приглашенных гостей (почет­ные гости, прочие дружественные группы лиц...) охватываются планированием вместе со всеми.

Планирование логистики ограничивается ресторанным обслу­живанием, а также обустройством сидячих мест и декораций, поскольку все остальное в полной мере предоставляется в распо­ряжение городским залом торжеств.

Предварительные переговоры с поставленными на повестку дня музыкальными группами / ансамблями проводятся уже на на­чальном этапе, поскольку результат таких переговоров в значи­тельной мере влияет на запланированную программу.

Когда на выбранное помещение оформлена заявка и с намечен­ными музыкантами подписаны договора, планирование перехо­дит в конкретную подготовительную фазу.

8.7.3. Подготовка

При распределении задач определяются отдельные участки ра­бот и назначаются ответственные.

Команда, занимающаяся подготовкой, последовательно расши­ряется. Теперь можно приступать к детальному планированию. Планирование еге«/-мероприятия концентрируется на следую­щих пунктах:

• реклама/маркетинг/пресса;

• приглашение почетных гостей и дружественных групп;

• планирование снабжения продовольствием, предварительный заказ товаров;

• планирование логистики, составление рабочего плана для чле­нов.

После оформления заявки на место проведения мероприятия и заключения договоров с артистами (музыкальными ансамблями) наступает момент, когда вспять повернуть уже невозможно. С это­го времени остановка планирования способна повлечь за собой повышенные затраты. Отказ от планирования чреват значитель­ным ущербом для имиджа предприятия.

8.7.4. Пуск

За несколько дней до начала праздника приступают к обустройст­ву помещения и его декорированию. Здесь имеется зависимость от того, когда в данном месте состоялось последнее мероприятие. Инфраструктура в городском зале торжеств представлена в пол­ной мере. Поэтому обустройство концентрируется в основном на расстановке стульев, декорациях, указателях, ценниках и т. д.

В первый день проведения мероприятия до обеда поставляются продукты и напитки.

Открытие зала в пятницу и субботу в обоих случаях производит­ся в 18.00, в воскресенье — в 09.00.

8.7.5. Event

С приветственной речью к собравшимся обращается председа­тель, который затем передает слово конферансье.

Программа спланирована следующим образом.

• Пятница: развлекательная программа с выступлением камер­ного оркестра.

• Суббота: торжественный вечер с выступлением представите­лей дружественных организаций и легкой музыкой.

• Воскресенье: утреннее пиво, праздничное шествие, детский праздник с игрой и развлечениями на перекрытой улице, тор­жественное закрытие с музыкой.

8.7.6. Последействие

Поздно вечером в воскресенье и в первой половине дня в поне­дельник стулья возвращаются на места, наводятся чистота и по­рядок и убираются декорации.

8.7.7. Подведение итогов

В обсуждении по окончании юбилейного торжества делается его подробный обзор с комментариями успеха или, наоборот, неус­пеха.

Кассир составляет итоговый баланс и готовит налоговую декла­рацию.

8.8.

<< | >>
Источник: У. Хальцбаур. Event- менеджмент. 2007

Еще по теме Юбилей:

  1. Концепция бренда
  2. В чем заключаются задачи финансового контроля?
  3. В чем особенности государственного финансового контроля?
  4. Каковы функции финансового контроля?
  5. Перечислите основные формы и методы государственного контроля?
  6. Чем характеризуются финансовые показатели государства?
  7. Глава 2 НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ ОРГАНИЗАЦИЙ
  8. § 1. Плательщики и объект налога на прибыль организаций. Ставки налога
  9. § 2. Облагаемые и необлагаемые доходы организации
  10. Каким образом проявляется объективная необходимость и субъективная возможность финансового контроля?
  11. ГЛАВА 7. Финансовый контроль
  12. Что представляют собой финансовые нормы и нормативы?
  13. Каковые виды финансового контроля?
  14. 3.3 Качество формирования и постоянства выборочной совокупности