<<
>>

Вечеринка

Домашняя вечеринка запросто планируется в собственных четы­рех стенах. Однако, если с помощью устроенного мероприятия организация намерена обратиться к молодым людям или же по­полнить корпоративную кассу некой денежной суммой, такой вечер, естественно, требует большего.

Возможность обращения к отдельным людям, воздействуя на их эмоциональный настрой, обсуждалась нами в разделе об основах. В настоящее время такая техника используется предприятиями, общинами, партиями и обществами при обращении к молодежи. В зависимости от поставленных целей (привлечение новых со­грудников или клиентов, предупреждение насильственных дей­ствий, побуждение к осознанному отношению к окружающему миру) необходимо учитывать соответствующие форме и содер­жанию вечера, программным пунктам и логистике общие усло­вия.

Приведенные ниже разработки отражают планирование и орга­низацию своеобразного «вечера на морском берегу». Опыт про­ведения данного еуеяг-мероприятия может служить образцом для многих видов вечеров и вечеринок, неважно, какую они имеют природу — приватную, коммерческую или политическую.

8.10.1. Инициирование

Как уже пояснялось ранее, объединения часто используют воз­можность пополнить свою кассу при помощи проведения рок- мероприятия с выступлением известной группы. Потому-то и предложений такого рода концертов достаточно много. Данным мероприятиям очень трудно выделиться на общем фоне анало­гичных. Поэтому члены молодежного хора искали нечто особен­ное. Сбор всех членов с проведением мозгового штурма принес зажигательную идею — устроить «пляжную вечеринку».

Преследовались следующие цели.

• Мотивация членов. Совместными усилиями сверх всех уже освоенных и привычных действий осуществить нечто совер­шенно особенное (доставить команде удовольствие и обрести престиж).

• Привлечение новых членов (с воздействием на подсознание). Формируется впечатление: «это еще и удовольствие доставля­ет!».

• Экономический успех для финансирования текущих расходов.

Ключевые моменты мероприятия утверждаются в примерной концепции:

• мероприятие в форме вечеринки;

• место проведения: обширный машинный зал. рассчитанный на 1300 человек;

• тонны песка, бассейн, коктейль, жара, «плеск воды», подо­бающие декорации, соответствующие выступления.

На основе примерной концепции осуществляется планирование затрат и поступлений. Табл. 8.3 отражает некоторые существен­ные позиции и их финансовые показатели.

Инициирование вечера каждый раз осуществляется силами прав­ления за неполный год до его проведения.

8.10.2. Старт

Проектная команда на первых порах состоит из членов правле­ния.

Первый пункт плана — определение сроков. Необходимо обес­печить наличие машинного зала. Далее нужно позаботиться о том, чтобы число конкурентных мероприятий (мероприятий для лиц в возрасте от 16 до 40 лет) в данном районе и его ближайших окрестностях было незначительным. Таким образом создаются предпосылки для перехода к подготовительной фазе.

8.10.3. Подготовка

Подготовительная фаза стартует приблизительно за шесть меся­цев до начала егеШ-мероприятия. Необходимо своевременно со­ставить проект спонсирования и найти спонсоров. Возможно,

свои услуги захотят предложить спортивные магазины и фит­нес-клубы, для которых стиль Beach особенно актуален. В каче­стве спонсирующих партнеров могут выступить и поставщики, например, напитков. Поскольку «пляжная вечеринка» является мероприятием местного масштаба, потенциальные спонсоры мо­гут обнаружиться именно в ближайшем окружении.

Следующий пункт, подлежащий исполнению уже за несколько месяцев до проведения вечеринки, состоит в ангажировании тан­цевальных ансамблей (например, исполнителей в стиле самба), призванных позаботиться о поддержании на достаточно высо­ком уровне всеобщего настроя.

8.10.3.1. Распределение задач

После определения ключевых моментов етй-мероприятия пе­реходят к их детальной проработке. Она начинается за три меся­ца до проведения.

Проектная команда расширяется за счет при­нятия в нее членов объединения, которые определяют различные зоны компетенции и участки задач и поручают ответственность конкретным исполнителям.

На проводимых командой различных собраниях все участники могут высказывать свои мнения и активно вносить предложе­ния.

8.10.3.2. Планирование event

Ниже приводятся отдельные области планирования:

• разработка рекламной концепции (6 объявлений в газете, 300 плакатов, 7000 флаеров, охват рекламными материалами ме­стности в радиусе 30 км, Интернет);

• проведение рекламных мероприятий: распространение плака­тов и флаеров (собственными силами членов объединения);

• дополнительный информационный бюллетень в Интернет (www.waikiki-beach-party.de);

• планирование бюджета, расчеты;

• планирование и проведение предварительной продажи биле­тов;

• получение разрешения на продажу в разлив алкогольных на­питков и на сокращение времени запрета на них;

• оформление комплексных заказов на еду;

• заказ напитков (продажа собственными силами);

• организация обеспечения свето- и звукотехникой;

• обеспечение присутствия DJ;

• определение хода мероприятия;

• составление рабочего плана для фаз пуска, действия (event) и последействия;

• заключение договора страхования об ответственности за при­чинение вреда;

• установление контакта с пожарной командой и службой спа­сения.

Планирование логистики для вечеринки, в противоположность описанному выше мероприятию (в городском зале торжеств), стоит очень дорого и концентрируется на следующих пунктах:

• приобретение, размещение и установка прилавков, барных стоек, сцены и раздевалки для артистов;

• обеспечение подачи воды и электроэнергии;

• установка санитарного оборудования (мобильные туалеты);

• поставка и распределение по залу 100 тонн песка;

• декорации (на такого рода мероприятии имеют очень боль­шое значение: бетонные стены «облачаются» в желтую мате­рию, расставляются пальмы в кадках и т.

д.);

• поставка напитков;

• отопление зала.

С ангажированием различных танцевальных ансамблей или с начала предварительной продажи билетов отказ от проведения мероприятия может дорого обойтись устроителю.

Договора на напитки, зал и музыку могут заключаться на отно­сительно короткий срок, и их аннулирование не сопряжено с большими финансовыми издержками, поскольку для этих пунк­тов привлекаются лица из круга знакомых членов объедине­ния.

8.10.4. Пуск

За неделю до начала машинный зал полностью освобождают. Основные задачи охватывают:

• организацию логистики;

• установку декораций;

• поставку напитков и оснащения для их разлива;

• установку свето- и звукотехники;

• контроль безопасности.

8.10.5. Event

С вхождением в жарко натопленный, полностью декорирован­ный и ярко освещенный огромный зал для посетителей начина­ется вечер чувственных переживаний и впечатлений а-ля Гавайи. Песок под ногами, коктейль-бар, множество небольших бассей­нов с теплой морской водой и звуками прибоя превращают ма­шинный зал в оазис отдохновения и расслабления с получением огромного удовольствия и отменного настроения. Диджей уси­ленно «зажигает» посетителей.

С 21.00 вниманию присутствующих время от времени предлагают различные программные номера, например, оригинальное высту­пление бразильской танцевальной группы, исполняющей самбу. Мероприятие заканчивается в 3.00.

8.10.6. Последействие

В последующие дни весь комплекс декораций демонтируется и убирается.

8.10.7. Подведение итогов

Последействие и подведение итогов осуществляются в рамках праздника для сотрудников и помощников с демонстрацией слай­дов.

8.11.

<< | >>
Источник: У. Хальцбаур. Event- менеджмент. 2007

Еще по теме Вечеринка:

  1. Феномен «вечеринки с коктейлем» (cocktailparty phenomenon)
  2. Юбилей
  3. Глава 7 Машина снаружи и изнутри
  4. Внутренние конфликты
  5. Внутренние конфликты
  6. Введение
  7. В чем заключаются задачи финансового контроля?
  8. В чем особенности государственного финансового контроля?
  9. Каковы функции финансового контроля?
  10. Перечислите основные формы и методы государственного контроля?
  11. Чем характеризуются финансовые показатели государства?
  12. Глава 2 НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ ОРГАНИЗАЦИЙ
  13. § 1. Плательщики и объект налога на прибыль организаций. Ставки налога
  14. § 2. Облагаемые и необлагаемые доходы организации
  15. Каким образом проявляется объективная необходимость и субъективная возможность финансового контроля?