Мероприятия и event

• это мероприятие, воспринимаемое как исключительное со­бытие;

• оно является исключительным событием с точки зрения посе­тителей;

• позитивное восприятие побуждает посетителей к активности;

• залог успеха — тщательная организация и спланированная инсценировка.

По сравнению с другими задачами аналогичного порядка для мероприятий типичны следующие особенности:

• результат усилий есть само мероприятие, и его нельзя ни от­срочить, ни поправить («прошло так прошло»);

• результат уникален («такое случается лишь раз и уже никогда не повторится»), успех зависит от субъективного восприятия посетителей («представьте себе: это исключительное событие, а никто его не замечает»);

• результат невозможно сохранить неизменным или запасти впрок; он полностью обесценивается, если участников слиш­

ком мало («представьте себе: это исключительное событие, а никто сюда не идет»);

• по сравнению с результатом подготовка гораздо масштабнее как по затратам времени, так и по затратам средств («старто­вый выстрел мощнее, чем сам забег»).

Итак, подготовка и планирование крайне важны. Возможности по обеспечению контроля и управления мероприятием, претен­дующим на то, чтобы стать исключительным событием, непо­средственно во время его проведения, весьма ограничены — все должно быть предусмотрено и определено заранее.

В управлении мероприятиями особенно значимы следующие мо­менты:

• с точки зрения менеджмента проекта итогом проекта является собственно мероприятие; его сроки четко определены, а вне­сти изменения в результат уже невозможно. Основные преду­смотренные проектом расходы относятся к планированию и подготовке;

• в общем и целом множество людей оказываются связанными между собой. Поэтому логистика играет здесь большую роль, чем в других проектах;

• мероприятие жизнеспособно благодаря тому, что его посеща­ют.

• в такого рода исключительных событиях с высокой степенью риска следует уделять большое внимание управлению риска­ми и обеспечению надежности. Подготовительный процесс должен планомерно охватывать различные сферы деятель­ности (логистика, обучение, монтаж и демонтаж оборудова­ния).

Вне зависимости от того, задействовано в событии сто или сто тысяч участников, с момента определения сроков и до утвержде­ния проекта на плечи организатора мероприятия ложится ог­ромный объем работы по планированию и подготовке. Органи­затору приходится иметь дело не только с посетителями, но и с поставщиками и финансовыми структурами. Перед громадой стоящих перед ним задач ответственный за мероприятие должен уметь действовать быстро и эффективно и к тому же обладать достаточным кругозором и ясным умом. Невнимание как к оче­видно важным аспектам, так и к кажущимся мелочам одинаково способно поставить успех мероприятия под угрозу. С началом мероприятия уже не останется времени на какие-либо корректи­ровки, а потому непосредственные задачи возлагаются именно на подготовку. Подготовка эта сводится к разработке плана и яв­ляется ключом к успеху. Настоящее руководство способно ока­зать в данном направлении значительную помощь благодаря из­ложению необходимых методов менеджмента проекта, опоре на базу профессионализма и предоставлению возможности обстоя­тельно поработать с контрольными таблицами.

1.2.