<<
>>

Конференция

Именно на конференциях бьется пульс научного сообщества. Предприятия тоже могут обсуждать свои научно-исследователь­ские и опытно-конструкторские разработки на конференциях, которые они сами же и организуют.
Конференции зачастую слу­жат совместной выработке стратегии или обмену информацией между отдельными отраслями. Рассмотрим здесь общие прин­ципы, которые могут быть применимы к симпозиумам и конфе­ренциям.

Конференция может быть:

• внутренней (фирма, подразделение, общество);

• ограниченной определенным кругом лиц (приглашенные клиенты, совместная разработка системы менеджмента, стан­дартизация);

• открытой (с ограниченным заранее составленным списком или открытым кругом докладчиков и отбором через программную комиссию).

Как правило, конференция является мероприятием более круп­ным, нежели рассматриваемые нами семинарские занятия или презентация фирмы. Она примечательна тем, что содействие ей оказывают многие лица.

В качестве примера приведем небольшой научный симпозиум: общество обучения и практики Университета города Ульм орга­низует для своих членов симпозиум с целью профессионального и персонального обмена опытом. Благодаря этому оказывается содействие коммуникации между высшей школой и предпри­ятием. Симпозиум может рассматриваться как прототип конфе­ренции с высокой активностью участников.

8.6.1. Инициирование

Первый симпозиум возник на основе идеи собрать вместе выпу­скников и студентов. Под девизом «Что ожидает студента на предприятии, что предприятие ожидает от студента» выпускни­ки подготовили доклады, опираясь на практическую деятель­ность. Всякий раз в конце симпозиума выражалось непосредст­венное желание в следующем году организовать новый. Несмотря на такую повторяемость, каждый симпозиум сам по себе являет­ся самостоятельным событием.

Если каждый участник после очередного симпозиума заявляет: «Мы должны собраться вновь», — это еще не означает, что ини­циирование достигнуто. Необходимо, чтобы один, а лучше два-три активиста объединили свои усилия и взяли планирование в свои руки. Концепция вырабатывается такой инициативной группой при согласовании с правлением.

8.6.2. Старт

Проект стартует в момент, когда правление уже высказалось за то, чтобы организовать симпозиум и проектная группа уже воз­ложила на себя эту задачу.

Если проектная группа состоит из двух человек, сам проект мож­но разделить на два участка задач: содержательный (темы, док­лады) и организационный (помещения, регистрация участни­ков). В других случаях организатор может воспользоваться доской объявлений в высшей школе, чтобы призвать себе в помощь сту­дентов.

В стартовой фазе определяются сроки и примерная тематика сим­позиума. Место проведения выбирается с учетом обеспечения до­сягаемости, оптимальной для того или иного региона (расстоя­ние около 100 км позволит соблюсти условия нормального при- езда/отъезда).

В процессе предварительного информирования привлеченные к организации члены правления и приглашенные члены общества опрашиваются на предмет того, не имеют ли они принципиаль­ных возражений против конкретного места и сроков. Тем самым удается избежать дальнейших наслоений на сроки проведения прочих мероприятий в обществе или в высшей школе.

Блиц-оп­рос по электронной почте позволяет проанализировать, насколь­ко согласны участники со сроками и темой.

После того как эти вопросы оказываются улажены, делается за­прос и предварительное резервирование места проведения. В ка­честве такого места могут рассматриваться помещения, уже обо­рудованные для проведения научных или учебных семинаров (учебные корпуса высших школ, спортивных обществ, монасты­ри, гостиницы при семинариях).

Отталкиваясь от местных условий и имеющихся возможностей, организатор определяет следующие моменты:

• количество участников, количество одно- и двухместных но­меров;

• продолжительность, начало и окончание (в связи со сроками особый упор делается на удаленность места проведения: путь до места назначения должен окупаться, притом что сам сим­позиум не затянется);

• обеспечение питанием (полный пансион, кофе по случаю при­ветствия, особенно критичным является планирование еды и напитков в дорогу туда и обратно, поскольку участники часто приезжают позже или в обратный путь отправляются уже пе­ред обедом);

• девиз и название симпозиума (благодаря этому управляется целевая группа. Здесь требуется проявить гибкость и уступчи­вость, чтобы заинтересованные участники имели возможность привнести собственные темы);

• количество докладов и блоков докладов (секций);

• другие мероприятия, соответствующие месту и девизу меро­приятия, придающие ему индивидуальный облик и запоминае­мость. Примеры:

— экскурсии на местные промышленные и горнопромыш­ленные предприятия (на виноградники, в фирму, в шахту, в железнодорожный музей...);

— осмотр исторических и культурных достопримечательностей (монастыри, замки, исторические промышленные предпри­ятия...);

— доклады, в которых рассматриваются во взаимосвязи регио­нальные геология, природа, история, культура и промыш­ленность.

Результатом стартовой фазы является составление программы симпозиума с приблизительным ходом его проведения и написа­ние приглашений с характеристикой важнейших моментов.

Приняв во внимание расходы на ночлег / аннулирование заказа гостиничных номеров, обеспечение питанием и ресторанное об­служивание, аренду помещения для проведения симпозиума и экскурсии, можно рассчитать общую сумму всех расходов и за­траты на каждого участника. Исходя из этих расчетов проводит­ся обсуждение с правлением, какие расходы берет на себя обще­ство и в каком размере оно субсидирует участников-студентов. Таким образом определяются расходы для участников.

8.6.3. Подготовка

Приглашения распространяются по e-mail и через выпускаемый обществом журнал, а также посредством объявлений, вывеши­ваемых в институтах.

На основе данных регистрации поступивших заявок формиру­ются секции, назначаются их руководители, участники могут це­ленаправленно опрашиваться на предмет возможных дополни­тельных выступлений с докладами. Также организуется приезд (договор с транспортным объединением).

На основании предварительных договоренностей и условий, вы­двигаемых принимающей стороной и обществом, выносится решение о проведении симпозиума или аннулировании заказа.


8.6.4. Пуск

За неделю до начала симпозиума необходимо провести дополни­тельные переговоры с принимающей стороной относительно окончательного количества спальных мест, учебных помещений и еды.

За несколько часов до официального начала организатор должен быть на месте, чтобы уладить последние договоренности, обсудить финансовое и организационное регулирование и подготовить

помещения. В это время важно обеспечить доступность органи­затора или лица, уполномоченного выполнять организационные функции, для телефонных переговоров.

8.6.5. Event

Симпозиум начинается с приветствия участников и внесения их в списки. Вступительный доклад настраивает аудиторию на те­матику симпозиума.

Программные пункты реализуются по плану. Для пунктов про­граммы, зависящих от погодных условий, возможны подходящие замены или альтернативный план-график (предпочтительно док­лады).

Официальное окончание симпозиума должно состояться незадол­го до прощального угощения кофе с присутствием всех участни­ков, после чего люди постепенно разъезжаются. Во время окон­чания можно еще раз обратить внимание на открытые вопросы (расчеты, возврат технического оснащения, возврат рукописей).

При прощании с участниками и произнесении благодарствен­ной речи в адрес принимающей стороны и организаторов обяза­тельно присутствие представителя от правления.

8.6.6. Последействие

Симпозиум завершают демонтаж и возврат технического обору­дования, упаковка и транспортировка собственного техническо­го оснащения и расчеты с принимающей стороной, докладчика­ми и всеми, кто понес прочие издержки.

8.6.7. Подведение итогов

Организатор производит взаиморасчеты с принимающей сторо­ной (окончательный расчет за проживание в гостинице, поме­щения для проведения симпозиума, техническое оснащение, питание), докладчиками (дорожные расходы, гонорары), участ­никами (гостиница, сборы на проведение конференции, мате­риалы, питание) и прочими затратными службами (транспорт, етй-мероприятия, материалы) и, наконец, с обществом, прово­дившим конференцию.

Информация для печати (местной прессы и профессиональных изданий) и сообщения в газету, выпускаемую обществом, долж­ны в каждом случае учитывать специфику целевых групп.

Если к итогу симпозиума приурочен выпуск сборника докладов, он может растянуться надолго, а потому должен планироваться как самостоятельный проект.

8.7.

<< | >>
Источник: У. Хальцбаур. Event- менеджмент. 2007 {original}

Еще по теме Конференция:

  1. § 9. Международные конференции
  2. Международные конференции
  3. Итоговые документы конференций
  4. Подготовка международной конференции
  5. § 4. Акты международных конференций
  6. Собрания и конференции граждан
  7. БРЕТТОН-ВУДСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ (Bretton-Woods Conference)
  8. Международные конференции как средство многосторонней дипломатии
  9. Вопрос 10. Международные конференции
  10. БРЮССЕЛЬСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ (Brussels Conference)
  11. Правовой статус делегацийна международных конференциях
  12. Международные конференции по окружающей среде
  13. КОНФЕРЕНЦИЯ ОРГАНИЗАЦИИ ОБЪЕДИНЕННЫХ НАЦИЙ ПО ТОРГОВЛЕ И РАЗВИТИЮ, UNCTAD
  14. Собрания (конференции) граждан