<<
>>

Кейтеринг

Кейтеринг для всех мероприятий является одним из важнейших пунктов и всегда соответствует основным структурам. Приведен­ный ниже пример описывает кейтеринг для значительного event- мероприятия.

Ежегодно в Баден-Вюртемберге организуется земельный физкуль­турный праздник. Наряду со спортивными состязаниями план праздника включает также демонстрацию культурных достиже­ний. Организатор земельного физкультурного праздника — Шваб­ский союз физкультурников. Место проведения праздника опре­деляется на конкурсной основе либо путем выбора. Инициатором выступает Швабский союз физкультурников. Он и подыскивает партнера для столь грандиозного участка работ, как кейтеринг. Приведенная ниже документация описывает роль с точки зрения агентства по кейтерингу, выполняемые им задачи могут быть ак­туальны при проведении любых других етеШ-мероприятий.

8.9.1. Инициирование

В этой первой фазе разрабатывается концепция и определяются цели.

8.9.1.1. Выдвижение инициативы

Агентство по кейтерингу получает запрос из городской админи­страции г. Аалена относительно возможности совместного с ним проведения земельного физкультурного праздника. Концепция организации общественного питания на празднике разрабатыва­ется общими усилиями городской администрации и кейтеринго­вого агентства.

8.9.1.2. Постановка целей

В данном случае кейтеринговое агентство преследует различные цели. Наряду с обеспечением посетителей и участников едой и напитками и получением прибыли в рамках данного етг/-меро- приятия также должна быть составлена документация, из кото­рой становится очевидным, делает ли на крупном мероприятии прибыль его организатор или прибыль остается у кейтерингового агентства.

Все цели должны достигаться исходя из следующих позиций:

• предложение исключительно региональных брендов;

• как можно более низкий уровень цен (с учетом интересов де­тей и семей);

• применение безвредных для окружающей среды посуды и упа­ковки.

8.9.2. Старт

Ниже представлено, какие действия предпринимаются в старто­вой фазе.

8.9.2.1. Проектная команда

Руководство осуществляет глава кейтерингового агентства. Ос­тальными участниками команды проекта являются правление Швабского союза физкультурников, поставщики и семеро сту­дентов, которые несут ответственность за документацию.

8.9.2.2. Спектр предложений

Предложения должны отличаться большим разнообразием, на­чиная от самых простых закусок, вроде картофеля-фри и бутер­бродов, и до таких изысков, как облитые алкоголем и подожжен­ные фрукты.

8.9.2.3. Планирование

Каждое планирование в основе своей имеет сложившиеся при­вычки и опыт. Наряду с другими многочисленными мероприя­тиями Швабский союз физкультурников каждый год устраивает земельный физкультурный праздник. Опыт прошлых лет указы­вает на следующие важные моменты:

• количество зрителей;

• потребление напитков;

• спектр предложений (какой продукт в какой мере пользуется спросом);

• поставщики;

• привлечение персонала;

• распределение торговых точек и т. д.

8.9.3. Подготовка

8.9.3.1. Начало реализации планов

Подготовка начинается с последовательной реализации планов. Наряду с собственно реализацией планирование на данной на­чальной стадии уточняется или обновляется. Планирование яв­ляется процессом, охватывающим всю протяженность еуеШ-меро­приятия, однако ни в одной фазе не происходит таких измене­ний, как в этой. Во время подготовки помимо всего прочего пред­принимаются следующие шаги:

• поиск и выбор поставщиков;

• планирование торговых точек;

• включение в план снабжения газом, водой и электроэнер­гией;

• выбор транспортного оборудования;

• обеспечение складскими помещениями;

• привлечение и набор персонала;

• консультирование по поводу необходимого страхования и раз­решений;

• организация логистики и т. д.

8.9.3.2. Точка невозвращения

К моменту заключения первых договоров с поставщиками все пути назад отрезаны. Аннулирование этих договоров может сто­ить больших затрат, поскольку поставщики в данных условиях не приняли заказы на обслуживание других мероприятий.

8.9.4. Пуск

Для организатора общественного питания event стартует за неде­лю до собственно начала егеш-мероприятия. Первые поставщики поставляют материалы. А потому самое позднее к моменту нача­ла поставок должно гарантироваться, что в распоряжении име­ется достаточно места для поставляемых товаров. Установка и монтаж торговых точек начинается приблизительно за три дня до старта мероприятия. При этом их установка на территории про­ведения праздника может состояться раньше, чем в центре горо­да с его оживленным движением транспорта.

Самое позднее за два часа до начала ^«/-мероприятия ларьки и па­латки общепита должны быть полностью оснащены. Торговый пер­сонал обязан пройти краткий инструктаж по поводу продаваемой продукции.

8.9.5. Event

Как только стартовало event-мероприятие, становится невозмож­ным действовать по своему усмотрению, можно только реагиро­вать. С откупоривания пивной бочки начинается демонстрация того, насколько отлаженно функционирует оборудование.

Продажа продуктов в каждой точке общепита должна быть под постоянным контролем, с тем чтобы имелась возможность свое­временно заботиться о довозе.

При снабжении точек общепита товарами следует учитывать, что­бы их транспортировка соответствовала предписаниям. Недопус­тимо, например, нарушение режима непрерывного охлаждения.

Вплоть до окончания мероприятия важно проверять и сопостав­лять запасы отдельных точек общепита. Прежде чем затребовать от поставщиков новых партий того или иного товара, необходимо распределить между палатками и ларьками имеющиеся остатки.

На время проведения мероприятия следует избегать посменной работы, поскольку от смены к смене теряется слишком много ин­формации. Плюс к этому постоянная команда осознает больше ответственности за деятельность точки общепита, нежели коман­да, которая сменяется. Во избежание перегрузки персонала целе­сообразно предусматривать планом дополнительно одного сотруд­ника, чтобы остальные благодаря этому работали с перерывами.

Отлаженное свертывание торговли по меньшей мере столь же важ­но, как и установление точки общепита. Все оставшиеся нерас­проданными товары подлежат доставке на центральный склад. Оборудование тоже следует либо отправить на склад, либо надеж­но упаковать и запечатать. Нельзя упускать из виду такие, напри­мер, вещи, как ящики с напитками. Поскольку именно в конце мероприятия возникает опасность значительных потерь. Списки остатков оказываются здесь весьма полезными.

8.9.6. Последействие

Торговые палатки демонтируются; об обнаруженных поврежде­ниях следует сообщать. Оставшиеся нераспроданными товары согласно предварительной договоренности, должны быть воз­вращены поставщикам. Для товаров, возврату не подлежащих, нужно найти подходящих покупателей. В случае физкультурного праздника это была местная столовая, предоставившая, кстати, ор­ганизаторам общепита в распоряжение собственное оснащение.

8.9.7. Подведение итогов

Подведение итогов е\еп1-мероприятия такого масштаба растяги­вается на многие месяцы. Производится сопоставление затрат и поступлений. Кроме всего прочего, составляется документация, которая сыграет роль подстраховки и источника важной инфор­мации для следующего физкультурного праздника. Для органи­затора общественного питания проект считается завершенным с момента проведения им взаиморасчетов с организатором меро­приятия.

8.10.

<< | >>
Источник: У. Хальцбаур. Event- менеджмент. 2007

Еще по теме Кейтеринг:

  1. Виды кейтеринга
  2. Кейтеринг и деньги
  3. Организация общественного питания и логистика товаров
  4. Собственными силами или с привлечением сторонней организации?
  5. Техники принятия решений
  6. Система контроля на входе
  7. Перепоручение стороннему партнеру
  8. Персонал для инфраструктуры
  9. Структурный план проекта
  10. Контроллинг
  11. Составление договора
  12. Составление договора
  13. Право 5.1.1.1.
  14. В чем заключаются задачи финансового контроля?
  15. В чем особенности государственного финансового контроля?
  16. Каковы функции финансового контроля?
  17. Перечислите основные формы и методы государственного контроля?