<<
>>

Фазы и вехи проекта

Значение вех:

• ВО: Идея event.

• В1: Ответственные принимают решение, должно ли проводить­ся ^«/-мероприятие или нет (принципиальное решение «быть или не быть» — да/нет).

• В2: В конце стартовой фазы принимается решение, начинать ли подготовку к мероприятию (пока еще есть возможность отступления: вперед/стоп).

• ВЗ: После подготовительной фазы происходит пуск eve«/-ме­роприятия. Отказ от его проведения или перенос сроков теперь уже едва ли возможны (точка невозвращения).

• В4: Официальное открытие мероприятия (открытая дверь).

• В5: Официальное окончание мероприятия и работы по демон­тажу.

• В6: Завершение всех связанных с мероприятием действий.

• В7: Окончание проекта.

Так называемые ранние фазы проекта (в нашем случае — ини­циирование и старт) крайне важны для всего развития event, по­скольку именно здесь определяются направления для всего про­екта и должны приниматься самые ответственные решения. Ошибки в расчетах или оценках, допущенные здесь, в последую­щих фазах могут обернуться взрывным ростом затрат, причем неверное планирование последствий (издержек) становится тем более отягчающим обстоятельством, чем длиннее интервал меж­ду ошибочным основанием и обнаружением просчета.

При планировании eve«/-мероприятия нужно точно наметить окончательные сроки и сроки отдельных фаз/вех, а также сроки выполнения конкретных рабочих пакетов. Как уже сообщалось, завершение фазы проекта именуется вехой, которая, в свою оче­редь, также означает установление следующих сроков. Ниже бу­дут детально рассмотрены две техники планирования времени — сетевое планирование и полосное планирование (диаграмма Ган­та). Сроки отдельных фаз могут устанавливаться исходя из стар­товых сроков (поступательный расчет) или отталкиваясь от за­планированных конечных сроков проведения ^«/-мероприятия (обратный расчет).

6.2.1.2. Сетевой тан

Сетевой план по сравнению с полосным планом-диаграммой является более точным инструментом планирования и особен­но подходит для крупных и сложных проектов.

Составление и интерпретация сетевого плана требуют от задействованных в про­екте специалистов опыта работы в планировании. Ниже рас­сматриваются основные шаги при составлении сетевого плана.

Шаг 1: Структурный анализ

В соответствии с рабочим структурным планом (СПП) целост­ный проект делится на отдельные процессы. Эти процессы в за­висимости от степени детализации могут быть определены как составляющие проекта, рабочие пакеты и отдельные задачи.

Второй шаг определяет логические зависимости и связи между отдельными процессами, это дает возможность установить опти­мальную структуру хода событий.

При определении последовательности отношений между от­дельными процессами полезно дать ответы на следующие воп­росы.

• Какие процессы должны завершиться, чтобы мог начаться не­кий конкретный процесс? (Пример на стадии подготовки: мон­таж сцены для выступления с шоу-номером можно начинать только тогда, когда установлено место проведения мероприя­тия. Пример в фазе действия: завершить наполнение бокалов нужно прежде, чем хозяин, принимающий гостей, произнесет свое приветствие, по возможности даже прежде, чем он его начнет).

• Какие процессы могут завершаться непосредственно перед рассматриваемым процессом? (Пример: доставка санитарно­го оборудования службой арендного сервиса, по завершении этого процесса можно начинать подключение водоснабже­ния).

• Какие процессы могут протекать параллельно, непосредст­венно друг на друга не влияя? (Пример в фазе подготовки: параллельно с установлением торговых палаток и постав­кой продовольствия могут обустраиваться автостоянки для по­сетителей мероприятия. Пример в фазе проведения егеШ- мероприятия: параллельно с осуществляемым фирмой ру­ководством может быть организован стол с холодными закус­ками),

• Если целостный проект разделен на отдельные процессы и определены отношения взаимозависимости между этими про­цессами, можно приступать ко второму шагу — временному анализу процессов.

Шаг 2: Временной анализ

Посредством временного анализа, во-первых, должна быть выяс­нена продолжительность отдельных процессов, а во-вторых, долж­ны быть установлены сроки окончания процессов.

Ниже приво­дятся отдельные рабочие шаги временого анализа.

• Прежде всего для каждого процесса оценивается необходи­мое для его осуществления время (рабочие часы, рабочие не­дели или месяцы). Чтобы суметь произвести точную оценку времени, необходимо воспользоваться, если это возможно, опытными или экспертными знаниями.

• После того как для каждого процесса будет установлена про­должительность и отдельные процессы будут упорядочены посредством структурного анализа, можно приступать к опре­делению начальных и конечных сроков отдельных процессов. Сперва сроки устанавливаются исходя из начала проекта (так называемый поступательный расчет), а затем — исходя из его окончания (так называемый обратный расчет).

• В рамках поступательного расчета определяется предполагае­мая общая продолжительность работы над проектом при по­мощи структурного анализа, затем она пересчитывается на календарные сроки (здесь следует быть внимательнее с суббо­тами, воскресеньями, периодом отпусков и т. д.). По анало­гии с первым процессом вслед за ним и далее друг за другом для каждого процесса определяется самый ранний момент окончания (FEZ). FEZ каждого отдельного процесса автома­тически означает самый ранний начальный момент (FAZ) процесса, непосредственно следующего за ним.

С помощью поступательного расчета можно точно определить самый ранний из возможных сроков начала мероприятия. Сле­дующая схема (рис. 6.3) призвана пояснить такое положение ве­щей с помощью примера.

Зависимости. Процесс 1 должен завершиться прежде, чем можно бу­дет начать процессы 2 и 3. Процессы 2 и 3 могут осуществляться па­раллельно и должны быть завершены, прежде чем станет возможно запустить процесс 4.

Рис. 6.3.

Поступательный расчет

• По завершении поступательного расчета исходя из момента окончания проекта в целом описанные выше действия осу­ществляются в обратной последовательности.

Если срок окончания event уже определен (например, на ос­нове стратегических рассуждений), такой срок используется в сетевом плане как самый поздний момент окончания (SEZ), в других случаях в качестве SEZ берется FEZ последнего про­цесса.

Как результат обратного расчета для каждого отдельного про­цесса получают самый поздний момент начала (SAZ) и самый поздний момент окончания (SEZ).

• В каждом процессе содержится «буферный запас времени», который получается из сравнения самого раннего и самого позднего возможных допустимых моментов рассматриваемых процессов. Буферные запасы времени служат для того, чтобы выравнивать задержки, не влияя на общую продолжитель­ность проекта. В дальнейшем путем сравнения поступатель­ного и обратного расчетов может быть разработан так назы­ваемый «критический путь» проекта. «Критическим путем» можно считать цепочку процессов, в которой не обнаружива­ется буферных запасов времени, отсрочка любого процесса внутри данной цепочки неизбежно влечет за собой сдвижение срока окончания процесса в целом. Из этого следует, что про-

цессам в пределах «критического пути» временного планирова­ния должно уделяться особое внимание, поскольку в сфере е\епб менеджмента срок окончания мероприятия играет решающую роль и все действия направлены на соблюдение этого срока.

Рис. 6.4. Сетевой план

В заключение рассмотрим приведенный выше пример сетевого плана («узелковая сетка процессов») с включением буферных за­пасов времени и «критического пути» (рис.

6.4).

6.2.1.3. Диаграмма полосного планирования (диаграмма Ганта)

Полосное планирование — пожалуй, самый распространенный инструмент для представления во времени хода работ над проек­том. При построении диаграммы Ганта отдельные процессы на­носятся на временную ось в виде полосок.

Отсюда следует, что для использования данного инструмента временного планирования необходимо, чтобы целостный про­ект при помощи рабочего структурного плана был разделен на отдельные процессы. Как и при использовании техники сетевого планирования, к отдельным процессам здесь должны быть при­урочены соответствующие сроки, однако отношения зависимо­сти в расчет не принимаются.

Ниже (рис.6.5) приводится простой вариант полосного плана на примере, который ранее был рассмотрен в связи с сетевым пла­нированием.

Процесс Старт Окончание 9 10 11 121314151617
П1: Сцена 09.04.01 11.04.01
П2: Музыка 12.04.01 13.04.01
ПЗ: Свет 12.04.01 15.04.01
П4: Репетиция 16.04.01 17.04.01
Рис. 6.5. Полосный план

В диаграмме Ганта отдельные процессы сортируются согласно их самому раннему возможному стартовому сроку. С примене­нием цвета или, например, дополнительных перпендикулярных линий в диаграмму можно внести специальные сведения по от­ветственным лицам или командам либо разграничить отдельные фазы проекта и при этом не нарушить понятности изображения.

Дополнительные графические инструменты, не представленные в данном примере, могут существенно повысить выразительную силу полосного плана.

Так, например, можно выделить стрелками отношения соподчиненности процессов, а степень завершенности отдельных процессов подчеркнуть интенсивностью цвета раз­ных частей полос.

Преимущество данной техники по сравнению с сетевым плани­рованием заключается главным образом в ее доступное™. Сотруд­ники, даже не имеющие специальной подготовки, с легкостью мо­гут своевременно представить отдельные процессы и быстро обу­чаются использованию данной техники.

Недостатками полосного плана по сравнению с техникой сете­вого планирования являются определение сроков без БА2 и 8А2, слабая наглядность в отражении зависимостей между отдельны­ми процессами, отсутствие узнаваемости резервов времени (бу­ферного запаса и «критических путей») и применимость, в основ­ном, только для небольших проектов (в случае более крупных проектов картина представляется очень приблизительной).

6.2.2.

<< | >>
Источник: У. Хальцбаур. Event- менеджмент. 2007

Еще по теме Фазы и вехи проекта:

  1. Фазы и вехи е^еяГ-менеджмента
  2. Фазы проекта
  3. 3.2. ФАЗЫ (СТАДИИ) РАЗВИТИЯ ИНВЕСТИЦИОННОГО ПРОЕКТА
  4. Фазы развития инвестиционного проекта
  5. Влияние условий реализации проекта на его эффективность. Критические точки и анализ чувствительности инвестиционного проекта
  6. Фазы экономического цикла
  7. 15.1. ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ЦИКЛ И ЕГО ФАЗЫ
  8. Жизненный цикл города и его фазы
  9. ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ЦИКЛ И ЕГО ФАЗЫ
  10. 2.3. Фазы эволюции и модели развития рабовладения
  11. 13.2. Цикличность развития экономики. Фазы экономического цикла
  12. ПРИЛОЖЕНИЕ 9 Проект Закона о налоговом консультировании Проект внесен па рассмотрение в Государственную думу Государственный регистрационный помер законопроекта 98051004-2 от 16 апреля 2001 г.
  13. 4.4 Экономический цикл, его фазы, причины и показатели. Понятие экономического цикла
  14. Регистратор проекта
  15. Проект-менеджмент