День открытых дверей

Мы рассматриваем день открытых дверей на предприятии с чис­ленностью сотрудников около 400 человек. Для колледжа или ин­ститута подходят те же принципы, однако рамки затратной сфе­ры в общем и целом уже, поскольку меньше денег расходуется на организацию питания.

Напомним также, что обеспечение питанием требует в первую очередь четкого внимания к юридическим предписаниям отно­сительно пищевых продуктов (см. главу «Общие условия»).

Что касается дня открытых дверей с целостной (недифференци­руемой) структурой посетительского контингента, принципы его организации могут быть применимы также для посещений и экскурсий, которые, с точки зрения предприятия, сами по себе могут стать значительными егеи/-мероприятиями (см. пример «Загородная экскурсия для сотрудников предприятия»).

Возможности здесь таковы:

• экскурсии по колледжам и институтам;

• экскурсии по объединениям и корпорациям;

• экскурсии по прочим фирмам;

• посещение предприятия делегациями из административной и политической сферы.

8.2.1. Инициирование

Приблизительно за 1 год до проведения следует начинать плани­рование дня открытых дверей. Цели данного мероприятия сво­дятся к следующему.

• Повышение степени известности и имиджа предприятия пу­тем представления его внешнему миру, а именно населению (жителям, согражданам, школам, потенциальным рабочим и служащим) и деловым партнерам. В конечном счете прибыль­ность предприятия должна произвести благоприятное впечат­ление на акционеров и всех, кто участвует в прибыли.

• Мотивация сотрудников путем их ознакомления с предпри­ятием в целом, представления им их общего места работы, от­крытости для членов их семей и знакомых, вовлечения их в event (девиз: «Мы вместе с ...»).

• Привлечение уже имеющихся и потенциальных клиентов по­средством их приглашения и обслуживания на дне открытых дверей, а также посредством формирования связанного с днем открытых дверей имиджа.

Концепция предоставляет в итоге следующие ключевые данные:

• ожидается приблизительно 5000 посетителей;

• в течение дня намечен обход посетителями всех подразделе­ний предприятия и обеспечение их питанием;

• вечер — культурная программа (19.00) с выступлением камер­ного оркестра, танцевального ансамбля и дискотекой;

• затраты составляют примерно 50-100 000 евро;

• предложение по срокам: до начала летних каникул, с тем что­бы как можно меньше людей оказалось в отпуске.

Инициирование и принятие решения исходят от владельца фир­мы или руководителя предприятия.

8.2.2. Старт

Для подготовки eve«/-мероприятия формируется проектная ко­манда, которая берет на себя подготовку наряду с выполнением прямых служебных обязанностей. Данная команда планирует:

• сроки, вехи;

• подготовку предприятия, помещений; обходы, персонал, экс­курсии;

• численность посетителей, круг приглашенных лиц, приглаше­ния;

• праздничный шатер, музыку, обеспечение едой и напитками;

• логистику, подъездные пути, автостоянку.

8.2.3. Подготовка

Последовательная детализация плана происходит посредством составления списка по пунктам, отражающим следующие облас­ти задач:

• прибытие (схема подъездных путей, автостоянка), информи­рование жителей о дне открытых дверей (при помощи пригла­шений) и возможные проблемы (с указанием координат парт­нера по контактам);

• программа осмотра с остановками, обходом и экскурсионным обслуживанием;

• приглашение, использование печатных материалов и распро­странение листков с программой и указателями подъездных путей. Управление посетителями (в особенности приглашен­ными гостями и У1Р-персонами, приветствие, работа с прес­сой, экскурсии);

• угощение и праздник в специально возведенном шатре (с куль­турной программой, накрытыми столами, отоплением).

8.2.4. Пуск

Пусковая фаза дня открытых дверей растягивается на несколько недель и охватывает в целом обустройство и подготовку помеще­ний и инфраструктуры.

Для беспрепятственных и оперативных действий необходимо точ­ное планирование. Возможно, для монтажа и обустройства будут предоставлены разрозненные помещения, где затем быстро раз­местятся оборудование и обстановка.

Некоторые важные пункты, выполнение которых должно быть готово самое позднее за день до начала егеЩ-мероприятия:

• установка дорожных указателей (проезд и автостоянка), раз- метка мест на автостоянке; указатели на пути к месту прове­дения;

• подготовка именных табличек и места их раздачи;

• гардероб (с номерками и плечиками) и обслуживание;

• плакаты, постеры, информационные листки;

• таблички для туалетов;

• место для размещения подарков, вазы для цветов, персонал для учета подарков;

• именные карты с указанием номера стола + крупноформат­ный план расположения столов;

• проверка звуковой техники;

• столы и стулья;

• водители для службы перевозок, доставка людей в гостиницу.

Детальное планирование важно еще и для утра перед самым на­чалом мероприятия (подготовка, «горячий разгон»).

8.2.5. Event

День открытых дверей начинается — с открытия дверей. Заранее установлены все указатели (подъездные пути, вход, направления осмотра, точки общепита, туалеты, места встречи, выход), и со­трудники в полной боевой готовности уже заняли свои места (при­ветствия, информирование, указания, раздача талонов, проспек­тов).

Для проведения дня открытых дверей важны следующие моменты.

• Приветствие гостей еще до открытия мероприятия, т. е. самое позднее — с момента входа, если он осуществляется загодя, и далее — в течение всего дня.

• Персональные приветствия прибывающих гостей на протя­жении всего времени (раздача информационных материа­лов, талонов, представительских подарков, регистрация гос­тей).

• Четкое и впечатляющее начало дня открытых дверей (офици­альное открытие event- мероприятия с приветственной речью руководителя предприятия)-

• Своевременное осведомление гостей и четко организованные отдельные пункты программы (самостоятельные event-меро­приятия), так чтобы посетители, находящиеся на других уча­стках предприятия, могли вовремя подключиться. Своевре­менное информирование обслуживающего персонала об экс­курсиях и VIP-персон — об ^«/-мероприятиях.

• Заключительная речь руководителя и официальное оконча­ние event-мероприятия с достаточно продолжительным после­действием (если день открытых дверей длится с 10 до 18 ча­сов, число посетителей поначалу медленно увеличивается с 10 до 13 часов; после этого прибывает вторая волна — вплоть до 17 часов, численность начинает идти на убыль только после официального окончания).

• Проводы гостей на протяжении всего времени проведения мероприятия (вручение информационных материалов, по­дарков, действия по установлению обратной связи посредст­вом диалогов или опросных листов, достижение или упроче­ние контактов, дружеское прощание).

Следующий график (рис. 8.1) отражает возможный поток коли­чества посетителей на дне открытых дверей и акции приветствия и прощания с индивидуальными посетителями в сравнении с офи­циальными сроками.

8.2.6. Последействие

Последействие охватывает разборку и демонтаж оборудования и обстановки, а также установление обратной связи с посетителя­ми, гостями, сотрудниками, жителями.

8.2.7. Подведение итогов

Подведение итогов включает оценку обратной связи, анализ и дальнейшую разработку установившихся контактов (сюда входят адреса, заполненные опросные листы, визитные карточки) и при­дание этим контактам формы конкретных действий. Оценка ус­пеха с применением сопоставления полученных ответов на за­просы может растянуться на годы, поскольку воздействие инфор­мации и имиджа способно сформировать клиентские запросы только по прошествии времени. Поэтому важна оценка опроса новых клиентов (крайний случай: 10-летний посетитель через 10 лет станет клиентом либо через 15 лет подаст в отдел кадров данного предприятия заявление о приеме на работу).

Итоговый баланс, во-первых, должен содержать расходы и по­ступления для бухгалтерского учета, во-вторых — в нем должна отражаться общая картина затрат (на персонал, материалы).

8.3.