Участие в ярмарке

Участие в ярмарке для многих предприятий является постоянно повторяющейся задачей, решая которую необходимо благодаря хорошей подготовке оптимально использовать короткую продол­жительность времени проведения ярмарки, с тем чтобы на как можно большее число посетителей ярмарочного стенда произве­сти как можно более благоприятное впечатление.
Для этого осо­бенно важны как концепция проекта, так и концепция event.

Если планирование не заботится об обеспечении бесперебойно­го хода мероприятия или ярмарочному стенду и всему, что для него необходимо, не уделяется должного внимания, уйма рабо­ты, времени и денег оказываются затраченными впустую.

Рассмотрим участие в ярмарке Internorga в Гамбурге пивова­ренной компании Beck & Со. Internorga является профессиональ­ной ярмаркой в области гостиничного хозяйства, общественно­го питания, ресторанного дела, хлебобулочного и кондитерско­го производства. Она проходит каждый год в марте и длится 6 дней. Дополнительную информацию можно получить по адре­су www.hamburg-messe.de.

8.3.1. Инициирование

Для пивоваренной компании Beck & Со основой для принятия ре­шения об участии в ярмарке служат опыт и оценки уже состояв­шихся Internorga, а также темы, которые можно обсудить в рамках ярмарки. Поэтому оценку имеет смысл проводить по горячим сле­дам, т. е. в пределах 1—2 месяцев по окончании ярмарки. Анализу подлежат количественные факторы, такие как количество посети­телей или число переговоров, а также факторы качества — на ос­нове впечатлений команды, занятой на стенде, которая пред­ставлена компетентными сотрудниками пивоваренной компании Beck & Со по выездным работам в Северной Германии. В случае позитивной оценки решение о новом участии принимается при­мерно за 10 месяцев до начала следующей ярмарки.

8.3.1.1. Постановка целей

Постановка целей участия в ярмарке может включать в себя:

• информирование и мотивацию клиентов;

• привлечение новых клиентов;

• обмен опытом;

• презентации бренда и предприятия;

• информирование акционеров и пайщиков;

• привлечение сотрудников.

В данном случае с точки зрения пивоваренной компании Beck & Со на переднем плане стоят клиенты (из сферы общественного питания, ресторанного дела и оптовой торговли напитками), т. е. основные цели включают: информирование и мотивацию клиен­тов, а также презентацию новых рекламных средств (уличной рек­ламы и бокалов).

8.3.1.2. Концепция

В концепции участия в ярмарке следует обратить внимание на сле­дующие факторы:

• цели (качественные и количественные);

• внутренние общие условия (предприятие);

• внешние общие условия (ярмарка);

• бюджет и расчет времени.

В примере ярмарки Intemorga основные условия были следующие:

• В общей сложности на Intemorga ожидалось около 110 000 по- сетителей-профессионалов.

• Участие Beck & Со происходит на ярмарочном стенде бренда BECK’S площадью 200 м2, количество сотрудников пивова­ренной компании Beck & Со, составляющих команду стенда, находится в пределах от 14 до 26 человек.

• Наряду с командой стенда к работе привлечены семь девушек- хостесс, предлагающих напитки, одна хостесса у стойки ад­министратора, три работницы за прилавком занимаются разли­вом пива из бочки и две мойщицы посуды трудятся в подсоб­ном помещении.

Клиенты приглашаются непосредственно путем рассылки пер­сональных приглашений с контрамарками либо льготными вход­ными билетами.

На стенде предлагается пиво марки BECK’S и НААКЕ-ВЕСК, а также минеральная вода. Еда не предлагается.

Деловые переговоры заносятся в протоколы бесед. Наряду с бе­седами профессионалов актуальные темы могут акцентировать­ся визуализацией при помощи демонстрации слайдов, использо­вания мониторов и застекленных витрин.

Дополнительно имеются возможности сообщения об участии в ярмарке через ярмарочный каталог, специальные иллюстриро­ванные журналы, а также с помощью плакатов, распространяю­щихся в округе и на территории ярмарки.

Наряду с собственно участием в ярмарке могут осуществляться сопровождающие действия, такие, как заключение договоров, вечерняя культурная программа и т. д.

Основные затраты формируются из расходов на транспорт, мон­таж и демонтаж стенда, логистику на месте проведения; расхо­дов на стенд текущего года и на постоянное поддержание его в исправном состоянии (амортизацию); арендной платы за пло­щадь стенда (из расчета примерно 115—135 евро/м2), а также на­кладных расходов, расходов на персонал, гостиницу для занятых на стенде, хостесс и т. д.

8.3.1.3. Инициирование и принятие решения

Предложения по решению разрабатываются и вносятся ответст­венными за участие в ярмарке от пивоваренной компании.

Решение принимается уполномоченными ответственными за сбыт и маркетинг по Германии.

8.3.2. Старт

Проектная команда состоит из ответственных за участие в яр­марке, а также включает по 1—2 участника из сфер сбыта, марке­тинга и РІС

Следующие общие условия, касающиеся сроков, необходимо учесть при окончательном планировании в проектной команде:

• Срок проведения ярмарки установлен жестко (ежегодно в марте).

• Вехи:

— заказ номера в гостинице: за год до начала ярмарки;

— заключение контракта на предоставление стендовой пло­щади: за девять месяцев до начала ярмарки;

— печать и персональные вручения приглашений: за три ме­сяца до начала ярмарки.

• Строителям, монтирующим стенд, следует дать поручения за 3—6 месяцев до начала ярмарки.

• Состав занятых на стенде, а также спрос на гостиничные но­мера, входные билеты или пропуска на автостоянку, пригла-

шения, бесплатные или льготные билеты — уточняются при­близительно за четыре месяца до начала ярмарки.

• Выбор агентств по продвижению продукции занимает от трех до шести месяцев, персональный кастинг хостесс проводится за один-два месяца перед Шегпоща.

Прочие услуги ярмарочного объединения оговариваются, как правило, за три-четыре месяца до проведения мероприятия (сюда относятся: подача электроэнергии и воды, места на автостоянке, складские площади, уборка на стенде, ночная охрана и т. д.).

• Примерно за две-три недели до начала ярмарки всем участни­кам рассылаются исчерпывающие осведомляющие послания с информационными бюллетенями о размещении стенда, сро­ках выставления, телефоне/факсе стенда, руководителе стенда, составе команды и персонала, возможностях приезда и отъезда, руководства по накладным расходам, именных табличках, про­пусках для участников ярмарки, отчетах о посещении, резерви­ровании гостиницы и информационных материалах на стенде.

8.3.3. Подготовка

8.3.3.1. Темы для обсуждения

На регулярных собраниях проектной команды обсуждается теку­щее состояние и намечается дальнейший ход действий:

• Определение оптимального спроса на основе обратной связи по предыдущим участиям в ярмарках.

• Необходимое обеспечение наиболее благоприятных условий функционирования ярмарочного стенда (включая актуальное оформление бренда); определение возможных тем, которые должны быть представлены (например, новые материалы в рекламе ресторанного дела и общественного питания, бокалы и т. д.).

• Возможные шоу-номера, почетные гости.

• Возможные меры по оптимизации расходов.

• Условия объявления конкурсов, в том числе на монтаж стенда и хостесс.

8.3.3.2. Распределение задач

При разработке реальных действий, затрат, интерфейса и т. д. ответственные руководствуются возможными темами, а также расчетом времени.

8.3.3.3. Планирование event

Планирование зависит от программы. Поскольку проводятся только индивидуальные беседы с клиентами, event как таковой сводится к обсуждениям на стенде, начиная с момента «откры­той двери»; это означает, что состав команды, включая обслужи­вающий персонал, ежедневно, с самого начала ярмарки, инфор­мируется о правилах игры и темах.

Программа состоит из бесед сотрудников пивоваренной компа­нии с клиентами и гостями. Сервис включает предложение пива пивоваренной компании.

Спецэффект на ярмарочном стенде может быть выражен, напри­мер, в том, что художник граффити распылил из аэрозоля символ бренда; или на стенде перед гостями выступает выдающаяся лич­ность (к примеру, водитель спонсируемого BECK’S болида Jaguar, входящий в команду «Формулы-Ь>); это может быть также рас­пространение командой продвижения рекламных призов.

8.3.3.4. Точка невозвращения

Данный момент наступает с отправкой письменной заявки на яр­марочный стенд. (Отказ при необходимости пока еще возможен, однако повлечет за собой высокие издержки.) После рассылки приглашений клиентам отказ от участия в ярмарке нецелесооб­разен и неизбежно сопряжен с потерей имиджа.

8.3.4. Пуск

Основные моменты фазы пуска сводятся к следующему:

• Приблизительно за 1—2 месяца до проведения ярмарки ярма­рочный стенд проверяется с точки зрения укомплектованно­сти и подготавливается к транспортировке.

• Примерно за одну неделю до начала ярмарки строительные рабочие начинают монтировать стенд.

• Накануне первого дня ярмарки инструктируют хостесс, рас­пределяют фирменную одежду, еще раз проверяют ярмароч­ный стенд и все к нему относящееся на предмет полной уком­плектованности .

• Утром перед самым открытием необходимо проконтролиро­вать или осуществить выполнение следующих пунктов:

— чистота и порядок на стенде, свободный проход и обзор;

— оптимальное качество предлагаемого пива (температура, пе­на, вкус и т. д.);

— обсуждение стенда с сотрудниками пивоваренной компа­нии Beck & Со (состав команды стенда), а также с хостесса- ми; информирование о правилах игры (уход за пределы стенда, выполнение отчетов о переговорах, актуальные те­мы и т. д.).

• К моменту открытия ярмарки гарантируется:

— команда стенда и девушки-хостессы присутствуют на стен­де и проинструктированы;

— вся документация готова к использованию.

8.3.5. Event

8.3.5.1. Приветствие

Сотрудники за стойкой при входе на ярмарочный стенд или уча­стники команды стенда приветствуют клиентов и гостей и под­водят их к желаемым партнерам по переговорам.

8.3.5.2. Программа

Стенд ежедневно открывается в 10.00 и закрывается в 18.00 (по­следнее разливное пиво продано). Все это время переговоры с клиентами продолжаются и документируются в отчетах о посе­щениях. Отчеты о посещениях сдаются при уходе со стенда.

8.3.6. Последействие

По окончании участия в ярмарке осуществляются:

• демонтаж ярмарочного стенда;

• анализ и распределение для последующей обработки отчетов о посещениях между сотрудниками службы выездных работ.

8.3.7. Подведение итогов

В процессе подведения итогов работы на ярмарке или подготов­ки решения о последующем участии в ней предпринимаются следующие шаги:

• отправка на склад ярмарочного стенда, определение причи­ненных ему повреждений, при необходимости — ремонт;

• контроллинг расходов, т. е. сравнение расходов запланирован­ных и фактических, а также анализ отклонений;

• анализ отчетов и мнений по поводу качества работы на яр­марке как основа для принятия решения об участии в следую­щем году;

• обработка отчетов о посещении сотрудниками службы выезд­ных работ;

• принятие решения о новом участии (анализ отношения затрат и прибыли).

8.4.

<< | >>
Источник: У. Хальцбаур. Event- менеджмент. 2007

Еще по теме Участие в ярмарке:

  1. ЯРМАРКИ
  2. Статья 5.40. Принуждение к участию или к отказу от участия в забастовке
  3. Вопрос 18. Участие прокурора в гражданском процессе. Формы участия прокурора в гражданском процессе
  4. 9.3. Участие банков в проектном финансировании
  5. АКЦИЯ УЧАСТИЯ В КАПИТАЛЕ
  6. 6.3. Участие в деле прокурора
  7. § 6. Участие прокурора в арбитражном процессе.
  8. § 5.15. Участие работников в управлении организацией
  9. § 8. Договоры с участием международных организаций
  10. УЧАСТИЕ ДЕТЕЙ В ПРИВАТИЗАЦИИ
  11. 1.1.3. Кредитные отношения с участием посредника
  12. § 5. Участие третьих лиц в арбитражном процессе
  13. Участие общественности в градостроительной деятельности
  14. участие банковской системы в развитии нпс
  15. ДОХОДЫ ОТ ДОЛЕВОГО УЧАСТИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ